Заказы клиентов
Заказ клиента 2.0
Заказ - документ, отражающий инициативу клиента к покупке. Движение заказа осуществляется, в основном, через изменение связанных документов. Каждый заказ клиента привязан к определенному договору с клиентом и позиции заказа влияют на баланс этого договора.
Осуществить переход на Заказы 2.0 можно согласно инструкции
Интерфейс раздела
Раздел "Заказы клиентов 2.0" предназначен для создания и обработки заказов клиентов. Интерфейс содержит две рабочие области (Заказы и Позиции) и инструменты для работы с ними.
Интерфейс списка заказов:
| 1. Создание заказа поставщику | 17. Обновить фильтры | 33. Скрыть/показывать закупочные цены и маржу |
|---|---|---|
| 2. Создание приемки | 18. Сбросить фильтры | 34. Состояние заказа |
| 3. Создание отгрузки | 19. Фильтр по клиенту | 35. Скопировать номер заказа |
| 4. Сбор позиций заказа в транзитной зоне | 20. Фильтр по заметке, артикулу, бренду | 36. Индикатор наличия заметки для заказа |
| 5. Создание возврата товара | 21. Документация | 37. Чат по заказу |
| 6. Объединение заказов | 22. Быстрые клавиши | 38. Логирование изменений по заказу |
| 7. Изменение стоимости заказа | 23. Фильтр по тегу | 39. Индикатор заказа, назначенного на меня |
| 8. Изменение предоплаты по заказу | 24. Фильтр по заказам назначенным на меня | 40. Переход на страницу заказа |
| 9. Скачивание печатных форм | 25. Фильтр по полностью укомплектованным заказам | 41. Индикатор доставки по заказу |
| 10. Распечатка печатных форм | 26. Фильтр по заказам с позициями, от которых отказался клиент | 42. Индикатор неуточненной стоимости заказа |
| 11. Добавление заказа | 27. Фильтр по заказам с позициями отправленными поставщику и для которых нужна ручная обработка менеджером | 43. Добавление тега |
| 12. Режим просмотра списка позиций | 28. Фильтр по просроченным позициям | 44. Добавление заметки по заказу |
| 13. Страница с предложениями | 29. Фильтр по статусам позиций | 45. Подробная информация о покупателе |
| 14. Скрыть/развернуть позиции заказа | 30. Фильтр по непрочитанным чатам | 46. Индикатор непрочитанного сообщения |
| 15. Фильтрация | 31. Суммарная информация о выделенных заказах | 47. Индикатор заказа, назначенного на другого сотрудника |
| 16. Предустановленные фильтры | 32. Настройка быстрых фильтров по статусам позиций |
Интерфейс позиций заказа:
| 1. Настройка доставки для выделенных позиций | 12. Вынести выделенные позиции в отдельный заказ | 23. Номер доставки |
|---|---|---|
| 2. Добавление оплаты | 13. Разделить выделенную позицию на несколько | 24. Способ и адрес доставки |
| 3. Создание возврата по выделенным позициям | 14. Затребовать предоплату по выделенным позициям | 25. Стоимость и момент оплаты доставки |
| 4. Скачивание печатных форм | 15. Привязать оплату к заказу | 26. Логирование изменений по доставке |
| 5. Распечатка печатных форм | 16. Установить/снять признак "Отказ клиента от товара" для выделенных позиций | 27. Редактирование доставки |
| 6. Дополнительные функции | 17. Заменить выделенную позицию на другую | 28. Переход на страницу доставки |
| 7. Добавление позиции через проценку | 18. Аннулировать выделенные позиции | 29. Информация о состоянии позиции заказа |
| 8. Добавление позиции без проценки | 19. Скрыть/показать вес | 30. Признак внимания менеджера, по отправленной поставщику позиции |
| 9. Поиск по заказу | 20. Скрыть/показывать закупочные цены и маржу | 31. Логирование изменений по позиции заказа |
| 10. Режим отображения позиций в заказе без группировки | 21. Отобразить только информацию по доставкам | 32. Информация по позиции заказа, записанная при проценке |
| 11. Режим отображения позиций в заказе с группировкой по доставкам | 22. Состояние доставки | 33. Переход на страницу позиции заказа |
Полезная информация
Состояния заказа
Кроме состояний позиций, существуют состояния заказов. Состояния заказов отображаются в виде батарейки. Состояние заказа используется лишь для простоты визуальной идентификации этапа работы по заказу.
по заказу есть отказы клиентов;
все позиции аннулированы;
новый заказ, требуется произвести заказы поставщикам или забронировать товар;
заказ в активной работе;
заказ готов к отгрузке, отгружается или доставляется;
все позиции обработаны, то есть находятся в "конечных" статусах.
Состояния позиций заказа
Позиции заказа имеют свойство “Состояние” или "Статус". Состояние является отражением совокупности свойств и связей позиции заказа. Состояние рассчитывается автоматически. Ниже приведен алгоритм расчета состояния.
А ещё ниже схема движения по состояниям
Обозначения на схеме:
- стрелки отображают переходы, которые могут осуществляться с заказом;
- круги отображают возможные состояния позиций.
Подробно рассмотрим каждое из состояний.
Требуется предоплата
В этом состоянии позиция находится сразу после создания, если у вас заданы настройки предоплаты заказов. В случае достаточности баланса, в момент создания позиция автоматически переводится в состояние “Новый” и далее. Но когда баланса недостаточно, чтобы списать предоплату - позиция остается в состоянии “Требуется предоплата”. В интерфейсе заказов в ПУ позиция выглядит вот так
, восклицательный знак указывает на необходимость внесения предоплаты.
Новый
Состояние "Новый" говорит о том, что предоплата уже списана с баланса (или она не требовалась), но больше никаких действий с позицией не проводилось. В этом состоянии можно выполнить бронирование товара из наличия, либо же отправить заказ поставщику. Бронирование выполняется с помощью иконки 
. Если эта иконка имеет синий цвет, то наличия на складе достаточно для бронирования по позиции заказа. Если имеет оранжевый цвет, то наличие на складе есть, но его недостаточно. Если иконка красная, то товар на складе отсутствует. В этом же состоянии можно выполнить отправку заказа поставщику по позиции заказа клиента. Данное действие выполняется с помощью синей иконки 
расположенной слева в ряду кнопок. Заказ поставщику можно отправить только для позиций, заказанных из прайс-листов поставщиков. Для позиций, в которых товар заказан из прайс-листа своего склада, можно выполнить только бронирование товара из партии на складе.
Заказ поставщику
Это состояние означает, что позиция отправлена в заказ поставщику, состояние обозначает оранжевой иконкой на кнопке заказа поставщику 
.
Заказ поставщику, отказ
Состояние означает, что связанной позиции заказа поставщику выставлен статус “Отказ”. Состояние визуально обозначено иконкой заказа поставщику красного цвета.
Бронь
Состояние означает, что под позицию заказа клиента забронирован товар. Состояние обозначено иконкой бронирования зеленого цвета/ Из этого состояния можно создать отгрузку с помощью иконки 
Отгрузка
Состояние предполагает наличие незавершенной отгрузки по позиции заказа клиента и обозначается оранжевой иконкой отгрузки.
Доставка
Состояние предполагает наличие незавершенной доставки по позиции заказа клиента и обозначается оранжевой иконкой доставки и зеленой отгрузки.
Завершена
В этом состоянии завершены и отгрузка, и доставка. Иконки ведут на страницы соответствующих операций. Если доставка отсутствует, то набор иконок будет выглядеть так: 
Аннулирована
Никакие действия с позицией невозможны.
Возвраты
В случае наличия активного возврата по отгрузке, будет отображена ещё одна иконка.
Настройка наименований состояний позиций для покупателя
Состояния позиций в ПУ отображаются всегда одинаково. Для покупателя можно изменить наименования состояний, а также задать им цвет текста и цвет фона. Сделать это можно в настройках:
В настройках каждого клиентского профиля можно указать применяются ли для клиента стандартные наименования или измененные:
Режим отображения списка позиций
Изначально в пункте "Заказы клиентов 2.0" включен режим отображения списка заказов. Сверху отображаются заказы, а снизу список позиций выделенного заказа. Но также в этом пункте можно включить режим отображения по списку позиций. Для этого необходимо кликнуть на соответствующую иконку
В этом режиме фильтры, которые вы задаете, отображают именно подходящие позиции из разных заказов.
Отдельно стоить отметить возможность массовой выгрузки информации по позициям заказов. Для этого необходимо заранее отфильтровать необходимые позиции, после чего скачать файл с информацией по ним:
Создание приемки из Заказов 2.0
Для создания приемки выберите необходимые позиции с помощью галочки и нажмите кнопку "Создать приемку":
Откроется окно создания приемки по данным заказа. Необходимо выбрать режим создания приемки и указать данные. Вы можете сразу завершить приемку, связать заказы с приемкой и установить "плановое" количество в приемке. Если ранее вы уже осуществляли приемку таким образом, то система автоматически предустановит настройки, которые были указаны в прошлый раз.
Режим "Использовать существующую"
Рекомендуется использовать для создания приемок по заказу, если требуется добавить позиции в существующую приемку.
Требуется указать приемку, в которую нужно добавить позиции и место хранения, на которое будут приняты товары.
Алгоритм:
- Проверяется, что указанная приемка существует;
- Проверяется, что указанный договор активен и имеет тип отношений "поставка на склад";
- Создаются позиции приемки по позициям из заказа поставщика.
Режим "Полный автомат"
Рекомендуется использовать для создания приемок по заказу, если требуется провести товар от нескольких поставщиков.
Требуется указать исполнителя и создателя приемки.
Алгоритм:
- Все позиции заказов группируются по поставщикам;
- Для каждого контрагента=поставщика выбирается активный договор поставки на склад. Если для какого-то поставщика договор не найден, то создание прекращается с ошибкой;
- Для каждого поставщика создается отдельная приемка;
- Создаются позиции приемки по позициям из заказа поставщика.
Режим "Полуавтомат"
Рекомендуется использовать для создания приемок по заказу, если требуется создать новую приемку, выбрав определенный договор.
Требуется указать договор с контрагентом-поставщиком, место хранения, исполнителя и создателя приемки.
Алгоритм:
- Проверяется, что указанный договор активен и имеет тип отношений "поставка на склад";
- Создается приемка с указанными данными;
- Создаются позиции приемки по позициям из заказа поставщика
Полное описание операции приемки указано на странице
Заметка для заказа
При клике на номер заказа можно указать или отредактировать заметку для заказа. Если у заказа есть заметка, то его номер написан на оранжевом фоне. Заметка отображается только для сотрудников. Клиентам она не видна.
В списке заказов и списке позиций заказов есть поиск, который также ищет результаты среди введенных заметок:
Заметку также можно отредактировать на странице заказа.
Предустановленные фильтры
Если вы часто используете одни и те же фильтры в заказах, то их можно заранее сохранить, чтобы каждый раз не настраивать заново. Для этого необходимо один раз их задать и кликнуть на кнопку "Сохранить". Система предложить указать название для сохраняемого набора фильтров. После того как вы укажите название, фильтр будет сохранен и всегда доступен в 2 клика:
Изменение стоимости заказа
Если необходимо изменить стоимость всего заказа, а не каждой отдельной его позиции, то для этого можно воспользоваться удобным инструментом. Достаточно выделить заказ и кликнуть на соответствующую иконку:
Изменение стоимости можно указать как в процентах, так и просто новой суммой. Система автоматически пересчитает стоимости всех позиций в заказе относительно новой суммы. Стоить учесть, что для ряда позиций в заказе могла требоваться предоплата и она уже учтена, а сама позиция может быть забронирована. В этом случае система не даст увеличить стоимость заказа, если на балансе клиента не будет хватать средств. Также стоить учесть, что за 1 раз можно изменить только стоимость одного заказа.
Изменение предоплаты по позициям заказа
Если необходимо изменить стоимость предоплаты по заказу, а не по каждой отдельной его позиции, то для этого можно воспользоваться удобным инструментом. Достаточно выделить заказ и кликнуть на соответствующую иконку:
Изменение предоплаты можно указать, как точным числом, так и в процентах. Система автоматически пересчитает предоплату для всех позиций в заказе относительно нового значения. Стоить учесть, что ряд позиций в заказе может быть уже забронирован. В этом случае система не даст увеличить значение предоплаты, если на балансе клиента не будет хватать средств. Также стоить учесть, что за 1 раз можно изменить значение предоплаты только для одного заказа.
Полностью укомплектованные заказы
Если вы отгружаете товар клиенту только после того, как все позиции его заказа поступят на склад, то вам будет удобен фильтр, отбирающий полностью укомплектованные заказы:
При клике на фильтр будут отобраны только те заказы, в которых есть еще не выданные товары, но при этом в заказе нет позиций, еще не поступивших на склад.
Устаревшие укомплектованные заказы
В системе есть настройка, которая позволяет фильтровать неотгруженные в течение заданного времени, полностью укомплектованные заказы. В настройке необходимо указать срок, по истечение которого заказы будут попадать под фильтр.
После указания срока, в списке заказов появится новый фильтр:
Помимо фильтрации заказов в ПУ, как для покупателя, так и для менеджера можно настроить отправку уведомления по событию "Укомплектованный заказ устарел".
Дополнительно можно настроить автоматическое аннулирование устаревших укомплектованных заказов. Для этого нужно указать отдельный срок в соответствующей настройке. Заказ будет автоматически аннулирован после того, как он устарел И прошел срок из настройки:
Менеджер по заказу
Глядя на список заказов, можно быстро определить, что это заказ, назначенный на вас (оранжевая иконка), это заказ, назначенный на другого сотрудника (синяя иконка) или это заказ, для которого менеджер еще не назначен (иконка без фона).
Также над списком заказов есть быстрый фильтр, который отбирает только заказы, назначенные на вас:
Универсальное окно создания заказов поставщикам
В системе есть несколько режимов отправки заказов поставщикам. Можно настроить автоматическую отправку сразу после заказа клиента, можно настроить отправку заказов по расписанию, есть возможность отправлять заказы вручную. Подробно эти настройки указаны на странице. Но также есть возможность вручную создавать заказы поставщикам массово из заказов клиентов. Для этого на странице списка заказов или списка позиций заказов необходимо выполнить фильтрацию после чего кликнуть на соответствующую иконку.
Откроется окно, в котором будут подходящие для отправки поставщикам позиции. Это позиции в статусах "Новая" и "Заказ поставщику", для которых уже была попытка отправки, но текущий статус у позиций заказа поставщика равен "Отказ" или "Ошибка".
В этом окне позиции будут сгруппированы по поставщикам. Дополнительно можно быть скрыть/отобразить только позиции в статусах "Новая" или те, по которым статус позиции заказа поставщику равен "Отказ" или "Ошибка". Для создания заказа поставщику необходимо будет выбрать позиции и нажать на кнопку "Создать". Также стоит обратить внимание, что в системе есть основной интерфейс работы с заказами поставщикам. Он находится на отдельной странице.
Чат по заказу и его позициям, фильтр непрочитанных сообщений
При работе с позициями заказа и с заказом в целом, как у покупателя, так и у менеджера, может возникнуть потребность уточнить какую-либо информацию. Для этого можно использовать чаты по позициям заказа и заказу. Клиент может написать комментарий при оформлении заказа и уже в созданном заказе в ЛК. Чтобы не пропустить сообщение от клиента, в ПУ, в разделе “Заказы клиентов” есть фильтр непрочитанных чатов, а также удобная индикация.
На страницах со списком заказов и списком позиций счетчик в фильтре выводит одинаковую информацию. Он суммарно отображает непрочитанные чаты по заказам и позициям заказов. Т.е. если есть 10 заказов, в каждом из которых по 5 позиций. И среди них есть 7 непрочитанных чатов по заказам и 30 непрочитанных чатов по позициям этих заказов, то на обеих страницах счетчик покажет число 37.
При клике на данный фильтр в списке заказов будут показаны все заказы, в которых есть непрочитанное сообщение по заказу или хотя бы одной из его позиций. Если же кликнуть на данный фильтр в списке позиций, то будут показаны все позиции всех заказов, где есть непрочитанный чат по заказу или хотя бы одной из его позиций.
В строке с заказом, а также в строчках с позициями заказом есть индикатор, который позволяет быстро понять есть ли по данному заказу или позиции непрочитанный комментарий. Существует несколько вариантов его отображения:
Если есть непрочитанное сообщение, отображается иконка красного цвета.
Если есть сообщения, но все они прочитаны, отображается иконка синего цвета.
Если сообщений в чате нет, отображается иконка серого цвета.
При клике на иконку открывается окно, в котором есть чат по заказу и чаты по позициям этого заказа. В левой части окна отображается список чатов. Первым всегда идет чат по заказу, далее чаты по позициям, в которых есть непрочитанные сообщения, прочитанные и пустые чаты.
Сообщение от клиента становится прочитанным в 3-х случаях:
- После сообщения от клиента есть сообщение от менеджера
- Была нажата кнопка “Не требует ответа”. Иногда клиенты могут написать сообщение, которое не требует ответа, например “Спасибо”. Чтобы убрать такое сообщение из списка непрочитанных, можно нажать на указанную кнопку.
- Была нажата кнопка “Сделать все сообщениями прочитанными”. Иногда клиент мог по всем позициям заказа оставить одинаковый комментарий, например, госномер, т.к. клиент является сотрудником автопарка. Нажав на указанную кнопку, все сообщениями в чатах по заказу станут прочитанными.
Сообщение автоматически не становится прочитанным при открытии чата с ним, т.к. оно могло предназначаться другому менеджеру.
Чат в ЛК.
В ЛК отображается такое же окно с чатами по заказу и его позициям. Стоит отметить, что сообщение, которое оставил менеджер станет прочитанным у клиента тогда, когда он откроет чат с этим сообщением. Т.е. клиенту необязательно отвечать на это сообщение, чтобы оно стало прочитанным
Моя заметка
При работе с позициями корзины и позициями заказа у покупателя может возникнуть потребность оставить для какой-либо из позиций заметку. В заметке покупатель может указать, например, имя своего клиента или иную информацию, нужную для дальнейшей маршрутизации товара. Для этого можно использовать поле “Моя заметка”.
Покупатель может написать и отредактировать заметку как в корзине, так и в личном кабинете. Менеджер может видеть и редактировать заметку покупателя в ПУ, на странице позиции заказа.
Заметку можно редактировать, пока позиция не перешла в статус Бронь (для товаров из своего наличия) или Заказ поставщику (для транзитных позиций).
С помощью настройки "Покупатель на сайте может указать свою заметку для позиции заказа" можно отключить для клиента возможность оставлять собственные заметки.
Обработка позиций, по которым поставщик выставил отказ
В системе есть настройка, которая позволяет указать, кто обрабатывает отказы от поставщика - менеджер, система или сам покупатель.
Автоматическое аннулирование непредоплаченных позиций
В системе есть настройка, которая позволяет указать, через сколько дней после создания будут автоматически аннулированы позиции, по которым не внесли предоплату
Если настройка включена, в ЛК рядом с кнопкой оплаты заказа будет также указано до какой даты нужно внести оплату:
Отправка счета или ссылки на оплату
Из заказа и отгрузки вы можете отправить клиенту счет или ссылку на оплату. Отправка доступна в Telegram, WhatsApp, по SMS и на электронную почту.
Кнопка для отправки счета или ссылки находится на странице списка заказов/отгрузок:
А также на странице конкретного заказа или отгрузки:
