Контроль закупок

Контроль закупок

Назначение

Контроль закупок – это инструмент, который помогает вам видеть, насколько эффективно сотрудники совершают закупки, соблюдают ли они внутренние правила закупочной работы, допускают ли нарушения. Нарушением считается закупка по завышенной стоимости при наличии предложений с меньшей ценой.

Вы можете использовать его, чтобы:

• снижать переплаты и финансовые потери;
• контролировать работу сотрудников;
• оптимизировать процессы закупок.

Старт работы

При первом подключении вам доступен бесплатный пробный период на 2-3 месяца (учитывается месяц подключения + 2 календарных месяца). Когда он закончится, вы сможете подключить платную услугу. Стоимость будет зависеть от лимита сотрудников, который вы зададите. В течение периода услуги вы сможете изменить лимит: увеличить его или уменьшить.

После отключения услуги у вас сохранится доступ ко всем собранным за период действия услуги данным: отчетам, дашборду.

Настройки

При подключении услуги вам необходимо задать нужные настройки (вы сможете изменить их позднее).

Модальное окно настроек откроется по клику на кнопку "Настроить" в сером блоке на странице.

1. Выберите сотрудников, чьи закупки вы хотите контролировать. Можете добавить уже существующего сотрудника или создать нового. Мы рекомендуем для сотрудников, занимающихся закупками, создавать отдельные учетные записи (т.к. если один сотрудник занимается закупками и работает с обычными клиентскими заказами, данные в "Контроле закупок" будут смешиваться). В период бесплатной версии продукта вы можете добавлять неограниченное количество сотрудников. При платной услуге лимит сотрудников, которых можно выбрать, ограничивается настройками, которые доступны в разделе “Контроль закупок”.
2. Включите учет позиций со своего склада, если это необходимо. Если настройка включена, то при определении минимальной цены в проценке будут учитываться позиции со своего склада. При выключенной настройке позиции со своего склада будут записываться и выводиться в отчетах, но при определении минимальной цены будут учитываться только предложения внешних поставщиков. Важно: настройка влияет только на учет складских предложений при анализе, но заказы со своего склада не анализируются на нарушения.
3. Если у вас подключены Заказы 2.0, то система автоматически будет анализировать и заказы поставщику без привязки к клиенту. Данная настройка будет выводиться только при подключенных новых заказах и в информационных целях, выключить ее не получится.
4. Настройте клиентов, заказы которых вы хотите контролировать. По умолчанию контролируются заказы всех клиентов, оформленных менеджером. Важно: если клиент оформляет заказ самостоятельно (без участия менеджера), такие заказы в контроль закупок не попадают.
5. Задайте допустимые при закупке отклонения по цене, если необходимо. Эта настройка позволяет не считать нарушением ситуации, когда цена выбранного предложения отличается от минимальной в пределах заданного значения.

После подключения услуги настройки будут доступны на странице раздела "Контроль закупок" и в общем разделе настроек: Настройка → Опции → Контроль закупок.

Работа с контролем закупок

Как происходит анализ

1. Контролируемый сотрудник добавляет товар в корзину. Система сохраняет информацию о всех предложениях из проценки с предложениями по тому же бренду и артикулу (включая альтернативные номера и группы брендов). Для каждой новой позиции в корзине информация сохраняется отдельно (и в отчетах тоже будет доступна по-отдельности).

2. Ожидание заказа системой. Система хранит информацию в ожидании заказа поставщику. Пока заказ поставщику не создан, анализ на нарушение не проводится.

3. Проверка на нарушение. Проводится после отправки заказа поставщику.

• Если нарушений нет, информация удаляется, заказ учитывается только в общей статистике на дашборде.
• Если нарушения есть, информация сохраняется, данные о нарушении попадают в дашборд и отчет.

Работа с дашбордом

Дашборд с данными доступен только администратору в разделе "Контроль закупок" в панели управления.

Здесь вы можете просмотреть данные по закупкам ваших сотрудников за последние 3 месяца. Даже если вы уже отключили услугу, собранные за период её действия данные будут вам доступны.

В верхней части страницы вы можете выбрать период, за который хотите посмотреть данные. По умолчанию отображается статистика за последние 7 дней.

Основные показатели

В блоке со сводной информацией по контролируемым сотрудникам выводятся:

• Позиции – кол-во заказанных позиций. Учитываются все - с нарушением и без.
• Нарушения – кол-во позиций, которые были заказаны с нарушением. Не путать с кол-вом заказов.
• Сумма заказов – стоимость всех заказанных позиций, с нарушениями и без.
• Упущенная выгода – сумма переплат по заказам, в которых сотрудник выбрал предложение по завышенной стоимости при наличии предложений с меньшей ценой. Переплата за покупку позиции считается по формуле: (цена закупки - доступная минимальная цена) × количество.

График "Общая статистика по заказам"

На графике в разрезе каждого дня выбранного периода вы можете посмотреть соотношение общей суммы заказов и переплаты.

График “Общая сумма заказов” по умолчанию скрыт. Чтобы просмотреть его, нажмите на одноименное значение (зачеркнутое) в легенде.

Активность сотрудников

Этот блок помогает вам быстро оценить загрузку и эффективность сотрудников.

Вы видите, насколько сотрудники активно работают с проценками и заказами, кто допускает нарушения в работе, чья работа вызывает лишние расходы.

Столбец "Нарушений в своих заказах" отображает объем нарушений сотрудника в своем объеме работ (показывает долю упущенной выгоды от общей суммы заказов сотрудника).

"Упущенная выгода в %" показывает долю нарушений сотрудника от общих нарушений всех сотрудников.

Столбец "Нарушения" показывает кол-во заказанных сотрудником позиций с нарушениями. Кликнув на счетчик нарушений вы перейдете на страницу отчета, где сможете ознакомиться с деталями.

В группе столбцов "Всего" выводятся общие данные сотрудника по проценкам, позициям, сумме заказов (с нарушениями и без).

Даже если у сотрудника нет нарушений, он будет отображаться в этой таблице, что позволит вам видеть полную картину по всей команде.

Рейтинг поставщиков

В таблице отображаются все поставщики, у которых были заказы за период. Данные сортируются по объёму упущенной выгоды.

Вы можете ознакомиться с количеством позиций поставщика, заказанных с нарушением, и объемом упущенной выгоды.

Отчеты

Отчеты для контроля закупок доступны в разделе Отчеты → Продажи → Контроль закупок.

Здесь вы можете увидеть отчеты по закупкам с нарушениями каждого контролируемого сотрудника.

По умолчанию на странице выводятся отчеты за последние 7 дней. В фильтрах вы можете выбрать другой период, поставщика и сотрудника.

По клику на кнопку "Посмотреть" в колонке "Проценка" вы можете ознакомиться с информацией из проценки: списком товаров, с которым работал сотрудник при закупке. Он откроется в отдельном окне.

Сверху представлена информация о купленной позиции. Ниже - информация о других товарах из проценки.

Зеленой заливкой отмечены позиции из прайсов складского наличия. Оранжевой заливкой отмечена купленная позиция.